11 Syarat untuk Staf Pembukuan

Sebagai wirausaha, kita sering berpikir bisa mempelajari semua hal yang diperlukan untuk menjalankan usaha. Namun jika keuangan dan pembukuan adalah bidang yang menjadi kelemahan Anda, tak ada salahnya Anda merekrut tenaga pembukuan. Jangan sampai usaha Anda selalu rugi, atau malah tutup, gara-gara tidak ada pembukuan.

Namun, sebelum merekrut staf pembukuan, pastikan ia tahu apa yang harus dikerjakan, dan Anda juga tahu apa yang diharapkan darinya. Sebelas kriteria berikut bisa dipakai agar Anda memperoleh staf pembukuan yang tepat:

1. Punya pengetahuan yang baik tentang pembukuan dan akuntansi. Ia harus tahu perbedaan 5 jenis akun dasar, yakni aset, liabilitas (kewajiban), ekuitas (modal), pemasukan, dan pengeluaran.

2. Memahami gambaran dasarnya. Jika Anda membeli suatu barang untuk keperluan usaha, misalnya mesin jahit, apakah ia tahu cara membuat akun aset dan kewajiban? Apakah ia tahu bagaimana mengalokasikan pembayaran bunga maupun cicilan untuk mengganti penurunan nilai barang?

3. Berorientasi pada detil. Ia harus mampu fokus pada hal-hal kecil: bon pembelian bensin, kuitansi penjualan, uang kembalian, piutang ke salah satu distributor, dan sebagainya. Ini akan membuat hal-hal besar lainnya bisa ia tangani pula. Anda tak akan punya waktu untuk membimbingnya, jadi ia harus mampu menangani sendiri semua hal kecil yang butuh ketelitian.

4. Mematuhi prosedur. Ia harus mematuhi prosedur keuangan dan bertanggung jawab untuk semua hal yang berkaitan dengan keuangan, tanpa perlu Anda ajari lagi.

5. Menyampaikan laporan keuangan bulanan paling lambat tanggal 10 bulan berikutnya. Tiga laporan keuangan penting yang harus ia berikan adalah neraca keuangan, laporan untung-rugi, dan laporan aliran kas.

6. Harus paham cara melakukan costing (pembiayaan) serta bisa melacak semua biaya dari tiap detil pekerjaan. Costing ini sangat penting agar Anda tahu seberapa banyak sebenarnya pengeluaran bisnis Anda. Anda harus bisa bergantung pada keakuratan laporan staf pembukuan.

7. Paham bidang usaha Anda. Meski ini bisa dipelajari sambil jalan, akan lebih baik jika merekrut orang yang berpengalaman di bidang yang sejenis dengan usaha Anda. Meski pembukuan untuk toko ritel, salon rambut, warnet, jasa laundry ataupun usaha lainnya punya dasar yang sama, namun semuanya berbeda. Masing-masing bidang usaha punya istilah maupun aspek-aspek usaha yang berbeda, yang hanya bisa dipelajari di dalam pekerjaan.

8. Punya ketrampilan komunikasi yang baik. Jika staf pembukuan itu kurang mengerti tentang suatu pengeluaran, pemasukan, invoice, atau sejenisnya, ia harus mau meminta klarifikasi dan bertanya.

9. Harus paham komputer. Mengerjakan laporan keuangan secara manual kini sudah bukan zamannya lagi. Jadi, selain harus bisa mengopersikan software akunting, staf pembukuan juga harus familiar dengan Word, Excel, e-mail, dan internet.

10. Mau meningkatkan pengetahuan. Ia harus punya komitmen untuk meningkatkan ketrampilan pribadi dengan ikut kursus ataupun belajar sendiri, untuk menjamin agar ia tetap update dengan ketrampilan pembukuan.

11. Mau berkomitmen. Jika Anda merekrut staf pembukuan part-time, pastikan ia orang yang memprioritaskan usaha Anda. Jangan sampai ia mengerjakan tugas-tugas pembukuannya ‘ketika ia sempat’. Bisa-bisa bisnis Anda jadi prioritas terakhirnya. Anda memerlukan orang yang fokus dan bisa menjamin informasi keuangan usaha Anda tersedia saat diperlukan.