Mau Merekrut Karyawan Pertama?

Selama berbulan-bulan, Anda menjalankan usaha dengan seringkas dan sehemat mungkin, menangani segala sesuatunya sendiri. Hingga akhirnya, Anda sampai pada suatu kesimpulan, bahwa kalau ingin lebih maju dan menguntungkan, Anda butuh seorang karyawan untuk membantu.

Namun, merekrut karyawan juga akan memberi tanggung jawab baru, tambahan biaya, masalah administrasi, dan sebagainya. Keliru merekrut karyawan juga bisa berakibat tingginya tingkat keluar-masuk, seringnya absen, makin tingginya biaya kesehatan, hubungan kerja yang tidak enak, hingga kriminalitas. Ini bisa menimbulkan dampak negatif bagi usaha Anda. Untuk memahami masalah-masalah kepegawaian dan proses perekrutan, beberapa hal berikut ini bisa membantu:

Jangan percaya insting. Apakah karyawan baru itu akan menangani pembukuan atau membuatkan toko online, perlu disadari bahwa ‘otak kriminal’, pegawai yang tidak kompeten, maupun emosi yang tidak stabil, semuanya tersembunyi dan tak kelihatan di penampilan. Menurut penelitian di Amerika, hampir 40 persen pelamar mencantumkan fakta yang dilebih-lebihkan dalam Riwayat Hidup (CV) mereka. Dengan makin banyaknya pencurian rahasia produk maupun data perusahaan, mempercayakan rekrutmen berdasarkan insting bahwa ‘pelamar ini kelihatannya baik’ tidak bisa diandalkan.

Beberapa hal ini perlu dicek: alamat di KTP, penghasilan di tempat kerja sebelumnya, catatan kriminal, kasus penyalahgunaan obat, riwayat pelanggaran lalu lintas, dan riwayat kredit. Kalau bisa, cari tahu juga keaslian ijasah yang dimilikinya. Dengan kemajuan teknologi, membuat ijasah atau diploma palsu itu semudah membuat brosur.

Tes untuk obat-obatan terlarang. Ketergantungan terhadap narkoba dan minuman keras menurunkan produktivitas kerja. Sekitar 65% kecelakaan kerja diakibatkan oleh efek samping penyalahgunaan obat terlarang. Pekerja ‘pemakai’ juga akan 6 kali lebih banyak meminta klaim kesehatan dibanding pegawai normal. Untuk bidang kerja seperti supir truk, operator mesin, pekerja untuk anak-anak, guru, satpam, cek obat terlarang ini wajib dilakukan.

Saring perilaku yang tak diinginkan. Untuk posisi pekerjaan tertentu, skrining tambahan seperti psikotes, analisis tulisan tangan, tes keterampilan dan pengetahuan kerja, bisa dilakukan untuk membantu menyeleksi karyawan terbaik.

Hindari pertanyaan ini. Baik dalam persyaratan lamaran maupun saat wawancara, dianggap tidak pada tempatnya jika menanyakan orientasi seksual, status perkawinan, agama, dan ras. Pertanyaan yang menyangkut kondisi (cacat) fisik, gangguan emosi atau mental, hanya bisa ditanyakan jika pelamar akan melakukan pekerjaan khusus.

Cek referensi. Mintalah sekurangnya 3 referensi ke si pelamar: 2 referensi yang berkaitan dengan profesi, 1 berkaitan dengan hubungan personal, yang tahu keseharian si pelamar. Teleponlah referensi itu. Jangan abaikan langkah ini. Anda bisa saja terkejut dengan apa yang mereka katakan tentang si pelamar. Pastikan referensi profesional itu berkaitan langsung dengan pekerjaan si pelamar di tempat sebelumnya.

Tetapkan gaji dan status karyawan. Depnaker punya aturan tentang upah minimum untuk karyawan. Misalnya, untuk Jakarta adalah Rp 1.155.400 per bulan. Juga, ada batasan umur minimal pekerja, yakni 15 tahun. Jika pekerjaan itu mungkin membahayakan kesehatan, keselamatan, atau moral orang muda, maka usia pekerja tidak boleh kurang dari 18 tahun.

Tergantung dari kebutuhan rekrutmen, tentukan apakah karyawan itu pekerja penuh waktu, paruh waktu, atau freelance. Disebut penuh waktu jika bekerja lebih dari 30 jam per minggu, paruh waktu jika kurang dari 20 jam per minggu, dan freelance untuk pekerjaan ‘bantu-bantu’ yang waktunya tidak spesifik. Karena tiap propinsi punya aturan sendiri untuk pekerja paruh waktu, ada baiknya cek ke Dinas Tenaga Kerja setempat.

Isi catatan dengan lengkap. Sebelum karyawan baru itu mulai bekerja, sebaiknya ia diberi copy form catatan yang berisi data mengenai:
1. Nama lengkap dan nomor KTP si pegawai
2. Alamat surat, termasuk kode pos
3. Tempat tanggal lahir, jika pekerja berumur di bawah 18 tahun
4. Jenis kelamin
5. Pekerjaan sebelumnya
6. Waktu mulai bekerja, mulai jam berapa hingga jam berapa setiap hari, dan total lama bekerja dalam seminggu
7. Dasar untuk menetapkan pembayaran upah pekerja (mingguan, tengah bulanan, bulanan)
8. Upah kerja berdasarkan jam
9. Total upah lembur dalam seminggu
10. Semua penambahan dan pengurangan yang diambil dari gaji pegawai
11. Total gaji yang dibayarkan pada periode waktu tertentu
12. Hari pembayaran gaji, dan tanggal yang tercakup di setiap pembayaran gaji.

Jangan lupa asuransi. Selain asuransi kesehatan, bisa juga karyawan diberi asuransi kecelakaan, baik ketika sedang bekerja maupun di luar kerja. Jenis asuransi kedua ini kini banyak diberikan perusahaan bonafid. Disarankan Anda minimal memberikan asuransi kecelakaan ini bagi Anda sendiri dan pekerja kunci.