Senin, 10 Juni 2013

STRATEGI PENYUSUNAN RENCANA KERJA YANG EFEKTIF

Ada pepatah yang berbunyi, ‘dengan perencanaan yang baik berarti 70% pekerjaan telah
dilaksanakan.’ Pepatah lain mengatakan, ‘failing to plan means planning to fail (gagal merencanakan
berarti merencanakan kegagalan).’ Jelas kedua pepatah ini mengisyaratkan pentingnya suatu
perencanaan. Jika berhasil dalam membuat perencanaan dengan baik, maka hampir dapat dipastikan
kesuksesan berada dalam genggaman. Sebaliknya, gagal dalam menyusun perencanaan sama artinya
dengan merencanakan kegagalan itu sendiri.

Perencanaan merupakan awal dari suatu aktifitas. Disinilah titik tolak setiap program maupun
kegiatan yang akan menentukan masa depan. Namun kata kunci untuk persolaan ini bukan hanya
terletak pada merencanakan, lebih dari itu adalah merencanakan dengan baik. Artinya, menyusun
perencanaan saja belum cukup, tetapi harus membuatnya dengan baik sehingga dapat membawa
kesuksesan dalam implementasinya.

Pertanyaan yang muncul selanjutnya adalah bagaimana membuat perencanaan dengan baik? Artikel
ini dibuat dalam rangka menyambut kegiatan penyusunan rencana diklat Balai Diklat Keuangan Medan
di awal tahun 2011. Penulis mengajukan beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam penyusunan
rencana kerja (maupun anggaran), yaitu:

1. Rencana harus didokumentasikan 
Dalam dunia bisnis, Yusra Amin, Coach dan CEO iCOACH, (seperti dimuat dalam kompas
female.com) mengatakan bahwa business blue print harus ditulis secara jelas dan terarah. Cetak biru
bisnis diumpamakan seperti piramida yang terdiri dari:

• Visi; terletak di sisi paling atas piramida, dirumuskan oleh pemilik.
• Misi; berada di level kedua, menjadi wewenang dan tanggung jawab level CEO atau presiden
direktur.
• Tujuan usaha; terletak di bawah misi, dijalankan dengan arahan dari manajer.
• Rencana kerja; di sisi paling bawah piramida, yang tersusun baik kemudian dijalankan tim.

Bagaimana dengan dunia pemerintahan? 
Undang-Undang nomor 25 tahun 2004 mengamanahkan kepada pemerintah untuk menyusun
Rencana Pembangunan Jangka Panjang (RPJP), Rencana Pembangunan Jangka Menengah (RPJM),
Rencana Strategis Kementrian/Lembaga (renstra KL), Rencana Kerja Pemerintah (RKP) dan Rencana
Kerja Kementrian/Lembaga (renja KL). Secara ringkas, dokumen perencanaan pemerintah (baca:
pemerintah pusat) terdiri atas:

• RPJP, yaitu dokumen perencanaan untuk periode 20 (dua puluh) tahun yang memuat Visi, Misi,
dan Arah Pembangunan.
• RPJM, yaitu dokumen perencanaan untuk periode 5 (lima) tahun yang merupakan penjabaran
dari visi, misi, dan program Presiden/Kepala Daerah dan memuat strategi pembangunan nasional, kebijakan umum, kerangka ekonomi makro, program-program dan kegiatan
pembangunan.
• Renstra KL, yaitu dokumen perencanaan kementerian/lembaga untuk periode 5 (lima)tahun.
• RKP, yaitu dokumen perencanaan nasional untuk periode 1 (satu) tahun.
• Renja KL, yaitu dokumen perencanaan kementerian/ lembaga untuk periode 1 (satu) tahun.

Dengan dibuat dan ditulisnya rencana kerja/anggaran secara jelas, maka tim kerja akan memiliki
arahan yang jelas sesuai tugas, fungsi dan tanggung jawabnya masing-masing. Diharapkan pekerjaan
akan dapat terlaksana seperti yang telah ditargetkan. Selanjutnya, dengan didokumentasikannya
rencana kerja maupun rencana anggaran, akan memudahkan menelusuri akar masalah serta personil
yang bertanggung jawab ketika organisasi mengalami persoalan.

2. Pilih tim perumus 
Dalam sebuah diskusi, James Gwee mengatakan bahwa tidak perlu mengikutsertakan semua
employees dalam sebuah rapat. Jika terlalu banyak orang yang dilibatkan, maka kemungkinan akan
banyak menghabiskan waktu untuk membicarakan hal-hal yang kurang penting. Barangkali ini
disebabkan karena semua orang yang hadir ingin mengemukakan pendapat dan ingin didengar. Lebih
bahaya lagi jika hal ini mengakibatkan terjadinya debat kusir.

Agar proses perumusan rencana berjalan efektif dan membuahkan hasil yang maksimal, perlu
dibentuk tim khusus perumus rencana tersebut. Tidak semua pegawai perlu terlibat dalam penyusunan,
namun terbatas pada orang-orang yang dianggap “ahli” dan memiliki peranan besar dalam pelaksanaan
rencana tersebut. Sebaiknya tim ini mewakili semua bagian/bidang yang ada di dalam organisasi.
Mereka adalah orang-orang yang banyak mengetahui situasi di dalam organisasi dan harapan user
terhadap organisasi serta peta persaingan. Pemilihan tim perumus rencana pada orang-orang yang
benar-benar capable akan membuat proses menjadi efektif dan efisien.

Bab 1 Pasal ayat (3) UU no. 25 tahun 2004 mengisyaratkan bahwa Sistem Perencanaan
Pembangunan Nasional (SPPN) yang akan menghasilkan rencana-rencana pembangunan dalam jangka
panjang, jangka menengah, dan tahunan dilaksanakan oleh unsur penyelenggara negara dan masyarakat
di tingkat Pusat dan Daerah.

Pasal tersebut menghendaki bahwa proses perumusan rencana melibatkan para pemangku
kepentingan (stakeholders) di lingkungan organisasi maupun masyarakat. Masyarakat dapat
diumpamakan sebagai mereka yang akan menggunakan produk yang dihasilkan oleh masing-masing
organisasi.

Mengapa para pengguna ini perlu terlibat dalam penyusunan rencana? Tentu saja karena
mereka yang paling tahu apa yang mereka butuhkan dan apa yang tidak mereka inginkan. Suatu produk
akan dinilai berhasil jika memenuhi kebutuhan dan keinginan pasar.

Oleh karena itu, rumusan rencana yang mengakomodir kepentingan para stakeholders akan lebih mengena sehingga produk yang akan dikeluarkan akan diminati pasar.

3. Hindarkan jurus copy-paste
Copy-paste berarti mengambil rencana atau kegiatan tahun-tahun sebelumnya untuk digunakan
kembali pada tahun berikutnya. Tidak ingin bersusah payah memikirkan apa yang akan dilakukan dan
dicapai di masa datang, sebagian orang memilih mengcopy-paste kegiatan yang sudah pernah
dilaksanakan. Kemudian (mungkin) menambahkan sedikit kegiatan lain serta menaikkan anggaran pada
setiap kegiatan tersebut.

Hasilnya tentu saja tidak maksimal. Namun kadang-kadang ini menjadi jurus
andalan untuk segera mendapat rumusan rencana kerja baru, apalagi jika sudah deadline. Bahkan ini
dapat diperparah dengan terbukanya kesempatan melakukan revisi di tengah jalan nanti.

Untuk jangka pendek, cara ini terlihat berhasil, dimana sebuah rumusan rencana kerja dapat tersaji
dengan cepat dan mudah tanpa membutuhkan banyak biaya dan tenaga. Namun untuk jangka panjang,
copy-paste dapat membahayakan kehidupan organisasi. Apa yang dibutuhkan organisasi saat ini tentu
saja berbeda dari tahun lalu.

Demikian pula kebutuhan dan ekspektasi dari user/customer maupun
stakeholder yang berbeda dari waktu ke waktu. Ditambah lagi dengan hal-hal yang berkaitan dengan
faktor eksternal seperti persaingan dan ancaman lainnya. Di samping itu, revisi yang dilakukan berkalikali juga akan menimbulkan kesan kurang profesionalnya tim perumus. Oleh karena itu, rencana kerja
hendaknya dirumuskan dengan serius dan sungguh-sungguh berdasarkan pertimbangan yang
komprehensif.

Tidak ada komentar:

Poskan Komentar