5 Tips Praktis untuk Produktif dengan E-mail

Berikut ini lima tips praktis yang menurut saya, cukup membantu banyak orang.

Matikan auto-check. 

Apakah itu mematikan pengecekan otomatis sepenuhnya, atau mengubah pengaturannya ke frekuensi yang lebih wajar, seperti setiap 20 menit atau lebih. Jika Anda merespon setiap email baru setiap beberapa menit, Anda mungkin perlu memikirkan kembali pendekatan tersebut. Jika Anda bekerja di silo rudal Korea Utara, mungkin Anda memang membutuhkan update email real-time, tapi saya mendorong yang lainnya (Anda yang tidak bekerja di sana) untuk mempertimbangkan agar Anda membuat aktivitas email Anda menjadi aktivitas yang Anda lakukan setiap satu atau tiga jam. Proses e-mail yang masuk, beri tanda (tag), dan tanggapi yang mendesak, kemudian segera kembali bekerja.


Memilih yang mudah. 

Jika Anda bisa menyelesaikan sebuah email dengan respon sepanjang 1 – 2 baris (<2 menit; mungkin 30 detik), lakukan sekarang. Maksudnya adalah yang terkait dengan tindakan, bukan tentang membuat pertimbangan dan pengarsipan. Segera selesaikan, hapus dari daftar tugas Anda, dan kembali bekerja. Di sisi lain, jangan biarkan diri Anda terjebak dalam menyusun sebuah e-mail yang tidak perlu selama 45-menit (lihat item berikutnya).


Menulis lebih sedikit. 

Jangan membayangkan bahwa semua email Anda adalah sastra epik. Jadikan e-mail Anda lebih singkat dengan menjaga agar percakapan tetap berlangsung dan beri tanggapan dan tindakan dengan cepat dalam balasan Anda. Mintalah informasi lebih lanjut, ajukan pertanyaan, atau hanya katakan “Saya tidak tahu”. Fokuskan pada isi e-mail, terutama jika menulis jawaban panjang hanya akan memperlambat waktu respons Anda.

NB: Ini tidak berarti bahwa Anda harus mengabaikan tata bahasa standar, kapitalisasi, dan tanda baca. Tapi tulislah pesan Anda dengan baik, dan pesan tersebut dapat dan harus sesingkat mungkin. Ini akan menghemat waktu semua orang.


Template. 

Gunakan sesuatu seperti MailTemplate untuk membantu mengelola jawaban untuk subjek email yang sering Anda terima. Template memungkinkan Anda membuat dan menggunakan tanggapan atas pertanyaan-pertanyaan dan permintaan yang identik dan berulang, yang selalu harus Anda susun jawabannya dari awal. Setidaknya gunakan template sebagai dasar untuk tanggapan Anda, dan kemudian sesuaikan untuk orang atau situasi yang Anda hadapi.


Jujurlah. 

Jika Anda tahu di dalam hati Anda bahwa Anda tidak akan pernah menanggapi sebuah email, buatlah e-mail tersebut tidak terlihat, arsipkan, atau hapus segera. Rasa bersalah tidak akan membuat Anda lebih responsif dua bulan dari sekarang. Percayai naluri Anda, dengarkan kata hati Anda, dan berhentilah memaksa diri untuk menjadi sempurna.