Mengelola Stress di Tempat Kerja

Menjaga produktivitas individu bisa jadi sangat menantang bagi beberapa orang, terutama dalam lingkungan kerja yang menegangkan. Peggy Duncan, seorang penulis dan pembicara workshop mengenai produktivitas individu, memberikan beberapa strategi yang dapat Anda gunakan untuk mengurangi stress dan meningkatkan produktivitas.

Apa pesan pentingnya?

Jika Anda ingin mengurangi stress yang Anda alami di tempat kerja dan pada saat bersamaan meningkatkan produktivitas, maka Anda mesti menyadari dan mengakui berapa banyak waktu Anda yang terbuang. Kita tidak dapat mengatur waktu. Kita mengatur diri kita sendiri. Kita bisa mengatur apa yang kita lakukan dengan waktu yang kita miliki.

Kegagalan mengelola, target yang tidak tercapai, terlalu banyak telepon personal, proses-proses yang tidak saling berhubungan, tidak adanya rutinitas, prencanaan yang mentah, menunda-nunda, tidak fokus, kurang terlatih, e-mail sampah, surfing di internet, dan daftarnya bertambah terus. Hal-hal ini adalah penjahat waktu yang mencuri waktu kita. Parahnya, jarang yang menyadari bahwa hal-hal tersebut menyebabkan seseorang tidak pernah memiliki cukup waktu. Bekerja tanpa kesadaran akan hal ini merupakan akar penyebab dari stress.

Peggy Duncan mencontohkan salah satu kliennya yang menumpuk surat-suratnya setiap hari. Setiap hari asisten sang klien akan menambahkan surat-surat baru ke tumpukan tersebut. Semakin tinggi tumpukan itu, semakin frustrasi sang klien dan ia menjadi semakin menunda. Asistennya sama saja frustrasinya karena ia merasa tidak dapat menjadi asisten yang baik bagi atasannya. Akibatnya, rasa percaya diri sang asisten menurun. Keduanya pun menyelesaikan pekerjaan secara reaktif karena banyaknya pekerjaan semakin menumpuk, alih-alih terselesaikan.

Duncan menyarankan untuk merubah proses penanganan surat-surat tersebut. Mereka membuat folder-folder sehingga sang asisten dapat meyortir surat-surat berdasarkan prioritas sebelum diserahkan ke atasannya. Folder merah untuk TINDAK LANJUT, biru untuk DIBACA, dan seterusnya. Kemudian, sang asisten tidak lagi meletakkan surat-surat tersebut di meja kerja sang atasan. Ia kini duduk bersama atasannya 20 sampai 30 menit setiap pagi untuk membantunya memproses surat-surat tersebut. Sistem ini bekerja dengan baik. Perhatikan bahwa mereka merubah PROSES sehingga sang klien tidak MENUNDA-NUNDA dengan cara membentuk sebuah RUTINITAS. Mereka telah menangkap penjahat waktu.

Klien Peggy Duncan yang lain memiliki masalah besar dengan datang ke tempat kerja tepat pada waktunya. Hal itu menyebabkan peformansinya tidak cukup baik di mata atasan dan rekan kerjanya. Setelah mengevaluasi untuk melihat apa yang menyebabkan ia selalu terlambat, Peggy menemukan bahwa si klien tidak pernah membuat rencana di malam sebelumnya, dan lemari pakaiannya tidak teratur. Hari-hari sang klien dimulai dengan pagi yang menjadi mimpi terburuknya.

Maka demikianlah. Jika oang-orang memperhatikan apa yang mereka perbuat dengan waktu mereka, mereka akan melihat bagaimana mereka menyia-nyiakannya. Jika saja mereka membuat pengaturan dan penyesuaian sederhana, mereka akan dapat mengatur diri mereka dengan lebih baik. Sangat sederhana, tapi membutuhkan beberapa usaha untuk mewujudkannya.

Bagaimana dengan orang-orang yang bekerja dengan atasan yang tidak teratur, atau bekerja lepas sebagai freelance? Sebagai contoh, jika mereka mendapatkan pekerjaan tambahan dengan petunjuk yang sangat sedikit, atau jadual yang tiba-tiba berubah, adakah sesuatu yang bisa dilakukan untuk membuat situasi yang tidak terduga menjadi lebih mudah?

Menurut Peggy, hal ini merupakan situasi yang cukup sulit. Hal pertama yang harus dilakukan adalah memastikan bahwa Anda memiliki sebuah system. Semakin teratur dan efisien Anda, semakin baik Anda dapat menangani seseorang yang tidak teratur atau menangani hal-hal yang tak terduga.

Nah, sepanjang sang atasan memiliki kepentingan dalam hal ini, Anda harus menemukan alasan mengapa ia tidak membuat rencana. Mungkin saja hal tersebut berhubungan dengan pengelolaan yang kurang baik. Sebenarnya atasan Anda juga sama menderitanya dengan Anda. Anda harus menemukan celahnya. Maka pada saat Anda bertemu dengannya, coba cari tahu apa yang sangat ingin dilakukan atasa Anda jika ia memiliki waktu ekstra. Mungkin saja ia merasa sedih karena tidak dapat menghadiri acara bersama keluarga. Ketika Anda menemukan celah ini, bantu mereka dengan cara memperlihatkan bagaimana mereka bisa mendapat waktu ekstra yang mereka inginkan, hanya dengan merubah beberapa aspek dalam kegiatan kerja Anda berdua sehari-hari. Cobalah untuk membuat mereka melakukan perubahan kecil – ubahlah seuatu yang Anda tahu akan menghasilkan efek yang segera terasa. Lanjutkan melakukan hal ini dengan menitikberatkan fokus pada cara untuk membantu atasan anda, dan situasi Anda sendiri pun akan berubah menjadi lebih baik.

Secara umum, Peggy menyarankan rutinitas. Ia percaya bahwa orang akan dapat menyelesaikan lebih banyak hal jika ia membangun rutinitas dan mengikuti rutinitas tersebut semaksimal mungkin. Tapi Anda perlu untuk tetap fleksibel dan beradaptasi dengan hal-hal yang tak terduga. Jika tidak, ketika terjadi hal-hal di luar rencana, akan menyebabkan Anda mengalami stress karena mencoba bekerja tanpa rencana