7 Tips Menulis E-mail Dengan Efektif

Ada sesuatu tentang surat elektronik yang menumbuhkan kebiasaan komunikasi yang buruk. Banyak orang melihatnya sebagai bentuk komunikasi instan dan oleh karena itu, tidak memerlukan perlakuan dan perhatian yang sama yang dengan surat konvensional.

Bagi banyak organisasi, e-mail telah menjadi alat komunikasi alternatif, baik formal maupun informal. Berikut adalah beberapa tips untuk membuat e-mail Anda lebih efektif dan efisien :

• Gunakan paragraf pendek. Pada umumnya surat elektronik dibaca dari layar komputer, dan saat ini, layar smartphone. Batasi paragraf pendek Anda hanya sebanyak 50 kata atau kurang agar mudah dibaca.
• Berusaha untuk dekat secara pribadi dengan penerima e-mail. Gunakan istilah orang kedua. Kata-kata seperti "Anda", dan "milikmu" akan membuat penerima e-mail tahu bahwa Anda memikirkan mereka secara khusus.
• Jangan mengirim spam. Ini termasuk meneruskan setiap lelucon dan puisi yang dikirimkan kepada Anda. Orang tidak suka menerima kertas-kertas sampah dari surat konvensional di rumah dan sama halnya, mereka juga tidak menyukainya dalam versi elektronik. Jika Anda sedang membangun hubungan baru dengan pelanggan, jangan mengubur mereka dalam spam penjualan Anda.
• Periksa ejaan dan tata bahasa. Anda harus menginvestasikan cukup energi dalam memeriksa isi e-mail seperti yang Anda lakukan dalam setiap komunikasi tertulis lainnya. Sebuah pesan e-mail yang ditulis dengan ceroboh akan berkomunikasi negatif tentang profesionalisme Anda.
• Sertakan bagian tanda tangan. Kebanyakan sotware e-mail akan mengotomatisasi proses ini untuk Anda. Tanda tangan Anda harus mencakup nama, jabatan, informasi kontak, dan nama perusahaan.
• Menanggapi dengan efisien. Kembangkan seperangkat aturan pribadi untuk memproses email Anda dengan cara produktif. Baca : Lima Tips untuk Produktif dengan E-mail.
• Abaikan tips di atas. Jika Anda bertukar sejumlah besar pesan tertentu dengan rekan kerja Anda, buatlah seperangkat aturan untuk mengoptimalkan cara Anda memproses setiap e-mail. Anda dapat mengembangkan jalan pintas dan template Anda sendiri yang memotong beberapa tips dan langkah-langkah di atas karena Anda telah bekerja dengan protokol Anda sendiri.