Faktanya, kantor yang efisien hanya sedikit hubungannya dengan kerapihan atau kemampuan untuk menemukan barang-barang dan file yang Anda butuhkan. Anda seharusnya mengatur area kerja Anda untuk mengontrol arus pekerjaan-pekerjaan yang masuk dan keluar sehingga Anda memperoleh penyelesaian maksimum atas pekerjaan dan tugas-tugas Anda dalam waktu yang lebih singkat.
Gunakan 5 tips berikut ini untuk mengatur area kerja dan meningkatkan produktivitas Anda.
1. Atur area kerja Anda - Evaluasi tata letak barang-barang
Berdirilah di pintu masuk ruang kerja Anda dan analisa kembali area-area berikut :
- Penempatan meja – Apakah meja kerja Anda menghadap ke pintu? Pertimbangkan untuk menempatkan meja kerja di sudut belakang ruang kerja Anda menghadap ke tembok. Dengan demikian, Anda akan lebih mudah untuk fokus pada saat sedang menyelesaikan sebuah tugas, dan lebih kecil kemungkinannya bagi orang lain untuk singgah di tempat kerja Anda hanya untuk mengobrol
- Luas Meja : Apakah luasan meja Anda cukup untuk menyimpan barang-barang yang sering Anda gunakan di atas meja, serta Anda tetap memiliki ruang yang cukup luas di atas meja tersebut untuk bekerja? Jika tidak, pertimbangkan untuk menggunakan sebuah meja lain di sisi atau di belakang meja kerja utama.
- Barang-barang pribadi di atas meja : berapa banyak barang-barang pribadi seperti foto, plakat, dan cangkir yang mengambil luasan meja kerja Anda yang berharga itu? Batasi barang-barang pribadi di atas meja kerja menjadi satu atau dua saja. Tambahkan sebuah rak di atas meja kerja Anda untuk memajang sisanya.
- Alat-alat komunikasi dan komputer : Apakah komputer ditempatkan di atas meja dengan monitor sejajar mata Anda? Apakah telepon berada di tempat di mana Anda dapat dengan mudah berbicara di telepon sambil mencatat atau mengakses informasi pada komputer? Jika tidak, atur kembali barang-barang tersebut sehingga Anda dapat menggunakannya dengan lebih efisien. Jika perlu, jangan segan-segan untuk mencabut, memindahkan, dan memasang kembali kabel-kabelnya.
2. Bersihkan Kertas-kertas
Periksa setiap kertas pada meja kerja dan di dalam area kerja Anda, lalu sortirlah seperti berikut :
- Buang ke keranjang sampah : Percayalah, terdapat banyak kertas di area kerja Anda yang sebenarnya tidak dibutuhkan lagi dan dapat dibuang.
- Untuk ditindaklanjuti : Kertas-kertas ini membutuhkan keputusan atau tindak lanjut segera dari Anda. Pisahkan pada tumpukan tersendiri.
- Untuk direview : Beberapa dokumen membutuhkan review lebih lanjut dari bagian Anda (mungkin sebuah ide atau sesuatu yang ingin Anda pertimbangkan lebih lanjut) tapi tidak membutuhkan tindak lanjut segera.
- Untuk diarsipkan : Dokumen yang perlu Anda simpan untuk keperluan historik atau referensi, tapi tidak membutuhkan tindak lanjut apa pun dari bagian Anda.
- Menunggu respon : Sebuah dokumen yang meminta jawaban dari rekan kerja Anda, atau sebuah tugas yang Anda delegasikan kepada orang lain.
- Proyek : Dokumen-dokumen yang berhubungan dengan proyek-proyek tertentu yang sedang Anda kerjakan. Sortirlah menurut proyek masing-masing.
3. Tempat sampah, keranjang, dan binder
- Buatlah binder-binder terpisah untuk proyek-proyek yang sedang dikerjakan. Seluruh dokumen-dokumen yang terkait dengan setiap proyek harus disimpan di binder yang berkaitan dengan masing-masing proyek.
- Buatlah keranjang-masuk untuk kategori-kategori dokumen pada daftar sortiran di atas (untuk ditindaklanjuti, untuk direview, untuk diarsipkan, dan menunggu respon). Tempatkan kertas-kertas Anda pada keranjang yang sesuai. Sortirlah dokumen-dokumen masuk Anda ke dalam keranjang-keranjang ini.
- Sisihkan 30 menit dua atau tiga kali seminggu untuk menyortir setiap keranjang ini, review dokumen-dokumen Anda dan lakukan segera tindak lanjut yang diperlukan. Dengan melakukan hal tersebut, Anda akan memastikan bahwa jumlah dokumen-dokumen yang harus Anda tangani tidak mencapai suatu tingkat yang luar biasa. Anda juga akan memastikan bahwa dokumen-dokumen ini tidak terlupakan dan akibatnya, akan secara permanen berada di bagian bawah tumpukan file Anda.
4. Simpan secara elektronis
Mintalah agar sebisa mungkin Anda menerima dokumen-dokumen dalam bentuk elektronis. Bahkan jika Anda merasa perlu mencetak dokumen tersebut untuk kebutuhan manajemen, Anda tetap perlu memilikinya dalam bentuk elektronis. Hal tersebut akan membuat Anda lebih mudah untuk mengarsipkan dan menemukannya kembali kelak. Jika bentuk aslinya tidak tersedia dalam bentuk elektronis, Anda dapat memindainya sendiri.
5. Buat catatan
Siapkan masing-masing sebuah buku kecil atau notes untuk setiap proyek atau tugas yang menjadi tanggung jawab Anda. Beri label sesuai proyek atau tugas tersebut dan letakkan di bagian atas tumpukan file terkait.
Ketika sebuah ide tentang proyek atau tugas tersebut tiba-tiba muncul di kepala Anda, ambil notes terkait kemudian catat ide tersebut. Jika seseorang meninggalkan pesan untuk Anda mengnai instruksi untuk tugas tertentu, catatlah pesan tersebut pada notes yang sesuai. Ketika atasan Anda menelepon dan meminta Anda untuk bergabung di ruangannya untuk mendiskusikan proyek tersebut, bawa serta notes yang terkait. Ketika Anda menghadiri meeting untuk proyek tertentu, bawa notes untuk proyek tersebut bersama dengan binder proyeknya.
Dengan teknik ini, setiap catatan, ide, dan pesan-pesan terkait dengan setiap proyek atau tugas berada di satu tempat sehingga akan mudah bagi Anda untuk merujuk dan mengelolanya.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar